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傳統手工登記、人工查詢的文書檔案管理模式已暴露出很多問題：一是查詢費時費力；二是登記整理煩瑣；三是保管不容易。針對以上問題，我們根據國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》的行業標準，結合多年實踐經驗，并吸收同類軟件的優點，開發了文檔一體化的文書檔案管理系統，以電子文本與檔案實物并存的兩種方式保存檔案資料。我們在系統設計上除了可以采用傳統的立卷歸檔管理方法外，還綜合了一些省份檔案局關于文件材料歸檔方法的改革精神，采用"以件為單位"的文件級計算機管理方式，以"簡化立卷，深化檢索"為原則，對檔案的歸檔方法做了較重大的改革，即是可以采用不立卷的歸檔方法。新方法配合本系統進行管理，將從根本上減輕檔案員的勞動強度，提高工作效率，總結具有以下幾大特點： ⊙ 操作方便：采用傻瓜化設計，把需要經常操作的功能歸結為幾個按鈕置于模擬桌面上，只要輕點鼠標，就可以完成日常操作，極其方便快捷，幾乎不用培訓就可上崗。 ⊙ 完善的檢索體系：檔案管理中一項非常重要的工作就是對檔案的檢索。我們把深化檢索作為設計的重點，把錄入檔案的要素都作為檢索點，因此能最大限度地提供檢索手段。本系統還在各檢索點提供模糊檢索的功能，查詢者即使只模糊記得所要查詢檔案里的幾個殘缺不全的詞語，也可以找到目標。大大減少了以往手工檢索要一份一份地查找、費時費力、有時可能還無法找到的種種弊端。如果檢索結果內容較多，還可以在檢索結果中再檢索，逐步縮小范圍，直至達到要求。 ⊙ 文檔一體化管理：支持文件正文和附件的電子文檔導入，真正做到文檔一體化，檢索結果能同步顯示檔案正文內容。該功能是本系統的特色之一，特別是對于已實現無紙化辦公的單位，更是如虎添翼，可以把收發的文件導入系統中，達到保密、安全和檢索時同步顯示文檔內容的目的。 ⊙ 支持網絡運行: 系統既可以作為單機版運行，也可以運行于局域網上，各個工作站都可以同時瀏覽、查詢檔案。 ⊙ 檔案多角度統計及輸出：該功能集成在檢索體系中，在每一層的檢索結果中，系統同步統計檔案并顯示統計信息，還可把檢索結果和統計信息打印出來或導出為excel格式文件，便于再編輯利用。使用計算機對檔案進行統計，可以確保統計數據的完整、準確和及時。使用計算機統計除了可按保管單位進行多層統計外，還可按專題、密級、保管期限等等進行各種分類統計和綜合統計。 ⊙ 融合收發文工作：我們提倡文檔隨辦隨歸的管理方法，把文書立卷歸檔工作和公文處理中的收、發文件登記工作合二為一，以期達到減少檔案整理環節的目的，將過去集中立卷歸檔改為現在的日常整理，將工作量分散，既不會形成文件積存，也提高了工作效率。當然，系統也支持以往的文檔管理形式。 ⊙ 系統上馬快：由于設計時盡量減少歸檔錄入工作量，經試驗，一個錄入員１天大約可以錄入100份文檔，如果組織幾個人同時錄入，一個有5000份文檔的小型檔案管十天半月就可建成。

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